Odpowiedni dobór kontrahenta jest jednym z trudniejszych zadań, przed którym staje praktycznie każdy przedsiębiorca.

Bo choć dużą część rynku stanowią uczciwi przedsiębiorcy, to zawsze istnieje ryzyko trafienia na takiego, który w najlepszym przypadku nie będzie wywiązywał się z umówionych terminów, a w najgorszym – doprowadzi firmę na skraj bankructwa.

O podejściu przedsiębiorców do kwestii uczciwości sporo mówi raport „Światowe badanie uczciwości w biznesie 2022”, stworzonym przez firmę EY. Możemy się z niego dowiedzieć, że przestrzeganie prawa, przepisów i zasad to najważniejsza cecha uczciwości w biznesie dla 52% ankietowanych z Polski.

Co ciekawe, jeszcze 2 lata wcześniej (w 2020 r.) odsetek ten był wyższy i wynosił 62%.

Istotna jest jeszcze jedna kwestia poruszona we wspomnianym raporcie:

Co trzeci (33%) badany w Polsce dopuszcza możliwość nieetycznego zachowania w celu poprawy perspektywy rozwoju własnej kariery lub pakietu wynagrodzenia.

Na szczęście istnieje wiele sposobów na to, aby uchronić swoją firmę przed współpracą z nierzetelnym kontrahentem. Na rynku są dostępne zarówno narzędzia darmowe, jak i płatne.

Oto kilka sposobów na to, jak za darmo sprawdzić firmę, z którą planujemy nawiązać współpracę.

1. Opinie w Internecie

Pierwszym krokiem w procesie sprawdzania potencjalnego kontrahenta powinno być po prostu wpisanie jego nazwy w wyszukiwarce internetowej.

I choć nie powinno się podejmować ostatecznej decyzji co do współpracy tylko na takiej podstawie, to już na tym etapie mogą pojawić się pierwsze sygnały ostrzegawcze.

Przede wszystkim należy przyjrzeć się opiniom wystawionym w trzech miejscach:

• profilu firmy bezpośrednio w Google,
• w serwisie GoWork.pl,
• profilach firmy w serwisach społecznościowych.

Pomocne mogą być szczególnie opinie wystawione w drugim z wymienionych. O ile oceny w Google pochodzą w dużej mierze od klientów danej firmy (co oczywiście też jest istotne), o tyle w GoWork wypowiadają się przede wszystkim pracownicy danej firmy.

Pozwala to w pewnej mierze poznać sytuację danej firmy i przekonać się, czy tej przykładowo nie zdarza się zalegać z wypłatami dla swoich pracowników.

Opinie (oraz średnia ocen) dotyczące wymienionego wyżej Res-Drobu wskazują, że firma już kilka lat temu miała problem z dochowaniem terminowości spłaty swoich zobowiązań.

Oczywiście należy też wziąć poprawkę na fakt, że ludzie są zdecydowanie bardziej skłonni dzielić się publicznie swoimi negatywnymi doświadczeniami niż tymi pozytywnymi. Czytając negatywne komentarze można odnieść wrażenie, że sytuacja w danej firmie jest wręcz katastrofalna, podczas gdy niezadowolenie pracowników może być efektem drobnego incydentu.

Wróćmy jeszcze raz do rzeszowskiego Res-Drobu, tym razem w serwisie GoWork.pl

Komentarze umieszczone na profilu firmy potwierdzają to, czego mogliśmy się dowiedzieć z Google. Res Drob w 2022 r. nadal miał problemy z regulowaniem swoich należności. Zła sytuacja finansowa ostatecznie przełożyła się na los firmy, do którego jeszcze wrócimy w tym artykule.

Nie można też zapominać o tym, że duża liczba negatywnych komentarzy może być efektem nieetycznych działań ze strony konkurencji lub złego PR-u firmy.

Warto też rzucić okiem na profile firmy w najpopularniejszych serwisach społecznościowych.

Posty publikowane przez firmę pozwolą się przekonać, czy ta zachowuje odpowiedni poziom profesjonalizmu w kontakcie z klientami. Jeśli nie, to istnieje ryzyko, że w pozostałych obszarach działalności również nie wszystko działa tak, jak należy. Komentarze innych użytkowników pod postami też mogą być pomocne w ocenieniu wizerunku danej firmy

Podsumowując – ogólny obraz przedsiębiorstwa w Google, GoWork i mediach społecznościowych należy wziąć pod uwagę, ale nie powinien być on jedynym argumentem na „tak” lub „nie” w kwestii podjęcia z nim współpracy.

Aby dowiedzieć się więcej na temat danej firmy, należy sięgnąć do innych, również darmowych źródeł.

Rejestry publiczne

Kolejnym krokiem w etapie weryfikacji potencjalnego kontrahenta powinno być sprawdzenie, jak wygląda jego status w jednym z darmowych, publicznych rejestrów.

2. Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej

CEIDG to rejestr, w którym znajdują się informacje o jednoosobowych działalnościach gospodarczych i o spółkach cywilnych.

CEIDG jest zatem spisem przedsiębiorców, którzy są osobami fizycznymi działającymi na terenie Polski. W tym rejestrze znajdują się podstawowe informacje na temat danej firmy, takie jak:

• data rozpoczęcia działalności (a także ewentualnego jej zawieszenia i wznowienia),
• stałe miejsce wykonywania działalności,
• kod PKD wykonywanej działalności,
• adres i dane kontaktowe,
• status (aktywny lub zawieszony).

Dostęp do CEIDG jest dostępny pod adresem firma.gov.pl.

3. Krajowy Rejestr Sądowy

KRS zawiera informacje dotyczące spółek prawa handlowego, czyli spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek jawnych, partnerskich, komandytowych, komandytowo–akcyjnych i akcyjnych.

Jeśli interesującej nas firmy nie można było odnaleźć w CEIDG, to informacje na jej temat znajdziemy właśnie w KRS.

Z tego rejestru dowiemy się m.in:

• jaka jest forma prawna spółki,
• kiedy została wpisana/wykreślona do/z rejestru przedsiębiorców,
• kiedy zawieszono/wznowiono działalność,
• kto i w jaki sposób reprezentuje spółkę,
• kto jest jej udziałowcem

Krajowy Rejestr Sądowy można znaleźć pod adresem https://wyszukiwarka-krs.ms.gov.pl.

Rzeszowski Res-Drob jak najbardziej figuruje w KRS, zatem nie jest żadną firmą-krzakiem. Za to ma duże problemy, o czym dobitnie świadczy przykład z kolejnego rejestru.

4. Krajowy Rejestr Zadłużonych

Przed rozpoczęciem ewentualnej współpracy z daną firmą należy też sprawdzić, czy nie rozpoczęła ona procedury upadłościowej lub restrukturyzacyjnej. W tym celu należy posłużyć się Krajowym Rejestrem Zadłużonych.

W KRZ można można uzyskać informacje o:

• osobach (fizycznych i prawnych) i podmiotach, wobec których są albo były prowadzone postępowania upadłościowe (także wtórne), restrukturyzacyjne oraz postępowania w sprawach orzeczenia zakazu prowadzenia działalności gospodarczej,
• osobach i podmiotach, wobec których była prowadzona egzekucja sądowa lub administracyjna i została ona umorzona z powodu jej bezskuteczności.

Krajowy Rejestr Zadłużonych można znaleźć pod adresem https://krz.ms.gov.pl.

Treść ogłoszeń na temat Res-Drobu, które można znaleźć w KRZ dobitnie świadczy o tym, czego mogliśmy się dowiedzieć z komentarzy użytkowników Google i GoWork.

Firma od dłuższego czasu miała problem z płynnością finansową i regulowaniem swoich zobowiązań, co ostatecznie doprowadziło do ogłoszenia jej upadłości.

5. Wykaz podatników VAT – Biała lista

Przed podjęciem współpracy z kontrahentem warto dowiedzieć się, jak ten wywiązuje się ze swoich obowiązków podatkowych.

Narzędziem weryfikacji statusu podatkowego kontrahenta jest tak zwana Biała lista, czyli Wykaz podatników VAT.

Potencjalnego kontrahenta można sprawdzić po wpisaniu jednej z trzech jego danych:

• numeru konta,
• NIP,
• REGON.

Informacje, jakie można uzyskać z Białej listy to:

• imię i nazwisko lub nazwa firmy
• czy jest obecnie czynnym podatnikiem VAT
• czy był czynnym podatnikiem VAT w interesującym okresie,
• data rejestracji jako podatnika VAT
• data i powód jego wykreślenia z rejestru lub powód odmowy rejestracji (jeśli nie jest podatnikiem VAT czynnym),
• numer rachunku bankowego zarejestrowany i potwierdzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, na który można bezpiecznie wpłacić należności.

Warto przy tym zaznaczyć, że jeśli rachunku potencjalnego kontrahenta nie ma na Białej liście, to współpraca z nim może okazać się ryzykowna także pod względem odpowiedzialności prawnej.

Jak czytamy w serwisie biznes.gov.pl:

Pamiętaj! Sprawdzaj czy rachunki kontrahenta znajdują się w Wykazie. Wpłata kwoty wyższej niż 15 tys. zł na rachunek spoza Białej listy naraża cię na ryzyko odpowiedzialności solidarnej z kontrahentem za jego zaległości podatkowe wynikające z transakcji. W razie sporu kluczowe jest przedstawienie dowodów na zachowanie należytej staranności w weryfikacji kontrahenta. Możesz na przykład wydrukować dane z Białej listy na dzień dokonania płatności i zachować w dokumentacji.

Res-Drob znajduje się w rejestrze VAT, zatem ta konkretna weryfikacja jest dla firmy pomyślna.

6. Zaświadczenia z Urzędu Skarbowego i ZUS-u

Jeśli firma nie do końca sumiennie wywiązuje się ze swoich obowiązków wobec Urzędu Skarbowego i ZUS-u, to chyba lepiej nie nawiązywać z nią współpracy, nieprawdaż?

Odpowiedź na to pytanie jest oczywista, dlatego sprawdzenie ewentualnych zaległości danej firmy wobec wyżej wymienionych instytucji powinno być kolejnym krokiem w procesie jej weryfikacji.

Koszty uzyskania takiej wiedzy nie są duże.

Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o braku zaległości podatkowych kosztuje 21 zł. ZUS natomiast wystawia zaświadczenia o niezaleganiu ze składkami zupełnie za darmo.

Problem polega na tym, że wniosek o wystawienie obu z nich musi być złożony przez podmiot, którego będzie on dotyczyć. W praktyce oznacza to, że dana firma będzie musiała zrobić to za nas. Oczywiście nie musi się na to zgodzić, ale taka odpowiedź z jej strony może oznaczać, że ma coś do ukrycia.

7. Sprawozdania finansowe

Sprawozdanie finansowe to dokument, który prezentuje sytuację majątkową i wyniki finansowe przedsiębiorstwa z całego roku obrotowego.

Firmy mają obowiązek składania takich sprawozdań. Dotyczy to tych przedsiębiorstw, które które zgodnie z ustawą o rachunkowości muszą prowadzić księgi rachunkowe.

Należą do nich:

• spółki kapitałowe (z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjne – niezależnie od osiągniętych przychodów),
• spółki partnerskie i jawne (jeśli ich przychody osiągną kwotę co najmniej 2 mln euro),
• pozostałe firmy (te, które dobrowolnie zdecydowały się prowadzić księgi rachunkowe).

Sprawozdanie finansowe dostarcza dużo informacji na temat kondycji finansowej danej firmy. Można się z niego dowiedzieć m.in. jakie są jej roczne przychody, wynik netto, aktywa, a także zobowiązania.

Sprawozdania finansowe są dostępne pod adresem https://ekrs.ms.gov.pl. Uwaga – dotyczy to jedynie sprawozdań składanych do KRS od 1 kwietnia 2018 r.

Płatne narzędzia do weryfikacji kontrahenta

Jak widać na powyższych przykładach, sporo informacji na temat danej firmy można uzyskać za darmo, jeśli tylko poświęci się nieco czasu i nakładu pracy.

Jeśli jednak komuś brakuje jednego i drugiego i chce się maksymalnie zabezpieczyć przed ryzykiem (bo np. zamierza na daną inwestycję przeznaczyć względnie duże środki), to może skorzystać z jednego z bardziej kompleksowych rozwiązań.

Na rynku nie brakuje firm, które oferują przeprowadzenie wywiadu gospodarczego i dostarczenie możliwie najpełniejszego obrazu danej firmy. Dotyczy to zarówno jej ogólnego wizerunku, jak i kondycji finansowej oraz kwestii rozliczania się z innymi podmiotami.

8. Lista upadłości MGBI

Lista upadłości MGBI to narzędzie, które pozwala na bieżąco śledzić sytuację prawną interesujących nas firm.

Usługa pobiera dane z Monitora Sądowego i Gospodarczego oraz Krajowego Rejestru Zadłużonych. Informuje też o wszystkich wpisach do KRS dotyczących danej firmy. Za jej pośrednictwem można się również zapoznać ze składanymi przez firmę sprawozdaniami finansowymi.

W tym serwisie wystarczy raz podać listę numerów NIP/PESEL/KRS/REGON, aby następnie regularnie otrzymywać na swój adres mailowy powiadomienia o bieżącej sytuacji powiązanych z nimi dłużników.

Funkcjonalności Listy upadłości MGBI nie kończą się na powiadomieniach mailowych. Narzędzie to oferuje także generowanie raportów w kilku formatach plików (Excel, CSV, XML, JSON, defBank), zawierających zarówno aktualne, jak i archiwalne informacje na temat dłużników.

Gdy dłużnik złoży wniosek o upadłość lub restrukturyzację, Lista upadłości MGBI daje możliwość monitorowania przebiegu takiego postępowania, aby można było na bieżąco reagować na kolejne decyzje syndyków czy postanowienia sądów.

9. Biura Informacji Gospodarczej

Biura Informacji Gospodarczej to firmy, które zajmują się pozyskiwaniem informacji na temat danej firmy i prezentowaniem ich w formie mniej lub bardziej rozbudowanych raportów.

W zależności od wybranej opcji z takiego raportu można dowiedzieć się zarówno o ewentualnych zobowiązaniach firmy w Rejestrze Dłużników, jak i długach wobec banków widniejących w bazach BIK (Biuro Informacji Kredytowej) oraz ZBP (Związek Banków Polskich).

Na stronie jednej z wiodących firm w tej branży, czyli BIG.pl, czytamy:

Pobierając Raport o Firmie rozszerzony możesz sprawdzić również zadłużenie wobec banków figurujące w bazach BIK i ZBP, jednak aby uzyskać dostęp do takich danych, należy posiadać pisemne upoważnienie podmiotu sprawdzanego. Raport Rozszerzony zawiera również Wskaźnik Ryzyka MŚP – prosty literowy wskaźnik zbudowany przez analityków Grupy BIK. Wskaźnik jest wyliczany z danych zawartych w w BIG InfoMonitor i BIK pomaga ocenić wiarygodność płatniczą mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw, a także osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

Popularnymi firmami w tej branży, oprócz wspomnianego wyżej BIG.pl, są m.in. KRD.pl, Rejestr Dłużników ERIF oraz Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej.

10. Temida.io

Temida to ciekawy przypadek w branży firm zajmujących się sprawdzaniem sytuacji innych przedsiębiorstw.

Firma chwali się wykorzystaniem algorytmów sztucznej inteligencji w tworzeniu swoich raportów. Dzięki nim jest w stanie nie tylko odnaleźć różne informacje na temat potencjalnego kontrahenta w różnych bazach i rejestrach, ale również przedstawić prognozę wypłacalności na najbliższe 3 miesiące oraz wystawić pozytywną lub negatywną rekomendację współpracy z nią.

Temida przekonuje też, że jest w stanie przewidzieć, czy danej firmie grozi upadłość w najbliższym czasie.

Podsumowanie

Jak przedstawiliśmy na powyższych przykładach, istnieje wiele sposobów sprawdzenia potencjalnego kontrahenta przed nawiązaniem z nim współpracy. Należy jednak pamiętać o tym, że przy doborze firmy do współpracy należy kierować się nie tylko suchymi liczbami, ale także szeroko pojętym zdrowym rozsądkiem.

Niekiedy bywa bowiem tak, że pomimo tego, że „na papierze” wszystko teoretycznie się zgadza, to pewne sytuacje związane z firmą powinny zapalić lampkę ostrzegawczą. Może oferuje zbyt niską cenę w porównaniu do konkurencji? Może chwali się dużą liczbą pozytywnych opinii w Internecie, nieadekwatną do krótkiego stażu na rynku? A może krótko po starcie jest gotowa na przyjęcie ogromnej ilości zamówień?

W biznesie, identycznie jak życiu, chłodne spojrzenie na zbyt atrakcyjne okazje jest cechą niezwykle pożądaną.