W codziennej pracy z bazami danych kluczowe znaczenie ma precyzyjne dopasowanie rekordów do Twoich aktualnych zasobów.
Może pojawić się potrzeba wykluczenia z zestawienia danych firm, które są już w Twoich systemach lub wskazania konkretnej grupy podmiotów wymagających uzupełnienia danych.
Skuteczną realizację tych zadań umożliwi funkcja "Pliki filtrujące", która pozwala na pełną personalizację zestawienia w oparciu o Twoje własne listy identyfikatorów.
Dzięki niej unikasz pobierania zbędnych informacji i płacisz wyłącznie za te rekordy, których faktycznie potrzebujesz.
Krok 1: Aktywacja funkcji
Ze względu na dbałość o wydajność systemu, funkcja plików filtrujących jest domyślnie nieaktywna. Zapobiega to przeciążeniu platformy w przypadku prób przesyłania zbyt dużych plików.
Jeśli chcesz skorzystać z tej funkcji, skontaktuj się z nami pod adresem pomoc@mgbi.pl.
Krok 2: Przygotowanie pliku z danymi
Aby serwis mógł poprawnie porównać Twoje dane z zasobami Bazy firm i osób, plik musi spełniać następujące wymogi techniczne:
Przygotowując plik filtrujący z numerami NIP weź pod uwagę, że jeden identyfikator może być powiązany z więcej niż jednym rekordem. Wynika to ze specyfiki rejestrów publicznych, w których ta sama osoba fizyczna lub podmiot mogą występować w różnych rolach.
Przykładowo, jedna osoba może jednocześnie figurować jako przedsiębiorca wpisany do CEIDG oraz jako rolnik indywidualny ujęty w rejestrze REGON, co skutkuje istnieniem odrębnych rekordów przypisanych do tego samego numeru.
Zasada ta dotyczy także innych numerów rejestrowych oraz identyfikatorów wykorzystywanych w plikach filtrujących (REGON, KRS, adres e-mail, numer telefonu).
Krok 3: Tworzenie filtra
Gdy funkcja zostanie aktywowana na Twoim koncie, przejdź do kreatora bazy danych i wykonaj poniższe kroki.
W menu bocznym kliknij zakładkę „Pliki filtrujące”.
Następnie kliknij przycisk „Utwórz filtr”.
Teraz zobaczysz pełny panel konfiguracji nowego filtra. Jeśli chcesz, możesz wprowadzić nazwę (np. „Moja Baza CRM 2024”), aby móc łatwiej odnaleźć go w przyszłości.
Kliknij „Wybierz plik” i załaduj przygotowany dokument tekstowy.
W sekcji "Filtrowane pole" określ, jaki rodzaj danych znajduje się w pliku (np. NIP, nazwa firmy).
Wybierz "Funkcję porównującą". Jest to ustawienie techniczne określające metodę porównywania danych z Twojego pliku z danymi w systemie Baza firm i osób.
- Dokładne dopasowanie Wybierając tę opcję, nakazujesz systemowi, aby szukał identyfikatorów (np. numerów NIP, KRS czy adresów e-mail), które są identyczne z tymi podanymi w Twoim pliku tekstowym.
- Wyrażenie regularne Alternatywa stosowana rzadziej np. gdy chcesz znaleźć wszystkie firmy z konkretną domeną e-mail (np. „@gmail.com”), a nie konkretne, pojedyncze adresy.
Opcja "Filtr wykluczający" określa co system ma zrobić, gdy już znajdzie rekordy na podstawie Twojego pliku.
- Gdy zaznaczysz to pole system zadziała jak tarcza (Deduplikacja). Znajdzie rekordy z Twojej listy i usunie je z wyników wyszukiwania. Dzięki temu nie zamawiasz ponownie danych firm, które masz już np. w swoim systemie CRM.
- Gdy pozostawisz to pole puste system zadziała jak magnes (Wzbogacanie). Ograniczy wyniki wyszukiwania wyłącznie do rekordów z Twojej listy. Jest to przydatne, gdy masz listę NIP-ów i chcesz dokupić brakujące numery telefonów lub adresy e-mail.
Po zakończeniu konfiguracji kliknij „Wybierz”, a następnie „Zastosuj zmiany”.
Filtr zostanie przypięty do Twoich kryteriów, a serwis odświeży wstępną wycenę i liczbę rekordów, uwzględniając wprowadzone ograniczenia.
Chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach filtrowania? Sprawdź instrukcję: Jak utworzyć nową bazę danych?
