Wprowadzenie RODO i znowelizowanego Prawa Komunikacji Elektronicznej wywołało niepokój w wielu firmach, jednak w branżach B2B zimne telefony i maile wciąż pozostają skuteczną i – co najważniejsze – legalną metodą pozyskiwania klientów.
Kluczem do bezpieczeństwa jest przestrzeganie kilku prostych zasad dotyczących pozyskiwania danych, ich przetwarzania oraz informowania odbiorców.
Fundament prawny
Podstawą bezpiecznych działań jest korzystanie z danych zakupionych legalnie i w celach biznesowych.
Działania marketingowe w modelu B2B opierają się na tzw. prawnie uzasadnionym interesie administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Oznacza to, że jako firma masz prawo nawiązywać relacje handlowe z potencjalnymi kontrahentami, o ile:
- korzystasz z danych pozyskanych legalnie (np. z publicznych rejestrów CEIDG i KRS lub profesjonalnych baz, takich jak Baza firm i osób),
- kontaktujesz się wyłącznie w kontekście zawodowym,
- szanujesz prywatność i sprzeciw rozmówcy.
Dane zakupione w serwisie Baza firm i osób są objęte nielimitowaną licencją, co pozwala na ich wielokrotne wykorzystanie do celów wewnętrznych w Twojej firmie, bez ograniczeń czasowych.
Krok 1: Przygotowanie podstrony
Zanim wykonasz pierwszy telefon lub wyślesz maila, musisz mieć gdzie odesłać odbiorcę, który zapyta o przetwarzanie jego danych.
A. Stwórz dedykowaną podstronę RODO
Na swojej stronie WWW zamieść informacje wymagane przez artykuł RODO (wskazane poniżej).
B. Skorzystaj z wzorca
Możesz wzorować się na gotowym przykładzie: LINK
C. Przygotuj link
Będziesz go podawać w treści maila lub – na życzenie – w trakcie rozmowy telefonicznej.
Zgodnie z przepisami, każdy odbiorca kampanii powinien mieć dostęp do następujących informacji:
- Informacje o tożsamości administratora danych,
- Cel przetwarzania danych,
- Podstawy prawne przetwarzania danych,
- Odbiorcy danych,
- Przenoszenie danych do państw trzecich (poza Europejskim Obszarem Gospodarczym),
- Prawa podmiotów danych (w tym do dostępu, sprostowania, usunięcia, czy wycofania zgody),
- Prawo do wniesienia skargi (jeśli podmiot danych uzna, że jego dane są przetwarzane niezgodnie z RODO)
Przeczytaj pełną treść artykułu RODO
Krok 2: Cold calling – jak rozmawiać?
W cold callingu dobrą praktyką jest rozpoczęcie rozmowy od krótkiego przedstawienia się i zapytania, czy rozmówca ma możliwość wysłuchania informacji o usłudze.
Zapytaj o zgodę
O zgodę na przedstawienie oferty drogą telefoniczną należy zapytać na samym początku rozmowy. W pierwszych zdaniach możesz tylko krótko opisać świadczone usługi.
"Dzień dobry, z tej strony [imię i nazwisko] z firmy [nazwa], która zajmuje się [opis oferowanych usług].
Chciałbym się dowiedzieć, czy w najbliższym czasie będzie Pan(i) potrzebował(a) takich usług i czy moglibyśmy chwilę porozmawiać o możliwościach nawiązania współpracy?"
Co dalej?
Po uzyskaniu zgody możesz kontynuować rozmowę i przekazać rozmówcy szczegółowe informacje o swojej ofercie.
Przy nawiązywaniu kontaktu drogą telefoniczną pamiętaj o spełnieniu obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 14 RODO.
Możesz to zrobić na dwa sposoby:
1️⃣ Przed rozmową telefoniczną (SMS-em lub e-mailem) - wyślij wiadomość z załączonym linkiem do strony z informacjami o ochronie i przetwarzaniu danych osobowych.
SMS:
"Dzień dobry,
uprzejmie informujemy, że firma [nazwa] przetwarza Państwa dane osobowe. Więcej informacji znajdą Państwo na stronie: [adres podstrony o ochronie danych osobowych]."
E-mail:
"Dzień dobry,
w związku z koniecznością spełnienia obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 14 unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) proszę o zapoznanie się z informacjami o przetwarzaniu Państwa danych osobowych przez naszą firmę:
[adres podstrony o ochronie danych osobowych]
Pozdrawiam
[imię i nazwisko]
[nazwa firmy]"
2️⃣ Na początku rozmowy telefonicznej - przy okazji pytania o zgodę na przedstawienie oferty, podając adres strony z wymaganymi informacjami.
Krok 3: Cold mailing - obowiązek informacyjny
W przypadku cold mailingu administrator również musisz spełnić obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO. Informacja ta powinna zostać przekazana najpóźniej przy pierwszym kontakcie z odbiorcą.
Najczęściej realizuje się to poprzez zamieszczenie w wiadomości e-mail linku do podstrony z informacją o przetwarzaniu danych osobowych.
"Dzień dobry, w związku z obowiązkiem informacyjnym (art. 14 RODO) proszę o zapoznanie się z informacjami o przetwarzaniu Państwa danych przez naszą firmę: [link do strony]."
Warto także rozróżnić imienne adresy e-mail (np. imie.nazwisko@firma.pl) od adresów ogólnych lub funkcyjnych (np. kontakt@firma.pl):
- Adresy imienne stanowią dane osobowe i podlegają RODO.
- Adresy ogólne najczęściej nie są danymi osobowymi, jednak ich wykorzystanie w celach marketingowych nadal podlega przepisom dotyczącym komunikacji elektronicznej.
Ważne zastrzeżenia
Warto pamiętać, że RODO reguluje przetwarzanie danych osobowych, lecz nie jest jedynym aktem prawnym związanym z ochroną danych osobowych w Polsce.
Obowiązek uzyskania zgody może wynikać z innych przepisów, w szczególności:
W praktyce oznacza to, że brak „zgody RODO” nie zawsze oznacza zakaz kontaktu, jednak każda forma komunikacji marketingowej powinna być oceniana również pod kątem tych ustaw.
Każda osoba, której dane są wykorzystywane do celów marketingu bezpośredniego, ma prawo wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania. Sprzeciw ten jest wiążący i nie wymaga uzasadnienia.
Po jego zgłoszeniu administrator powinien niezwłocznie zaprzestać kontaktu marketingowego oraz usunąć dane z aktywnych baz wykorzystywanych w kampaniach.
Pamiętaj, że powyższe informacje nie stanowią porady prawnej, a ich aktualność może ulegać zmianie wraz z orzecznictwem.
Ostatnia aktualizacja: styczeń 2026.
